PMO, définition, missions et compétences

Par définition, un PMO est un service ou un département d’une entreprise qui a pour rôle principal de superviser le pilotage de l’ensemble des projets entrepris par un service ou l’entièreté d’une société. En pratique, le PMO veille à ce que le budget et les délais soient respectés, notamment en mettant en place des procédures et des normes efficaces en gestion de projet et en vérifiant que les collaborateurs les respectent tout au long des projets.

Découvrez en détail la définition du PMO, les missions qui lui sont confiées, les compétences pour exceller dans cette fonction ainsi que les avantages à recruter un consultant PMO pour une entreprise.

Définition PMO

L’acronyme PMO fait référence au terme “Project Management Office”, qui peut être traduit par bureau de gestion de projet en français. Un project management office peut être défini comme un département ou un service, externe ou interne à une entreprise, qui est en charge de l’élaboration et du maintien des normes en matière de gestion de projet dans toute l’organisation.

Autrement dit, le PMO est une structure organisationnelle permanente très importante qui veille à la bonne exécution de l’ensemble des projets entrepris au sein d’une organisation. Véritable chef d’orchestre, le PMO doit assurer la cohérence entre tous les projets.

Quelles sont les différences entre un bureau de gestion de projet (PMO) et un bureau de projet (PO) ?

Un bureau de gestion de projet (PMO) est en charge de la gestion stratégique globale du portefeuille de projets d’un service ou de l’ensemble de l’entreprise. Cette unité organisationnelle est permanente et aide l’organisation à gérer les différents projets en fixant des priorités et en définissant des stratégies qui permettent d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Cela peut se traduire par l’allocation de plus de ressources pour l’un ou l’autre projet déterminant ou le lancement d’un projet avant un autre.

Un bureau de projet (PO) est chargé de la bonne exécution et du pilotage d’un seul projet d’envergure en apportant assistance et conseils aux différentes parties prenantes. Contrairement au PMO qui est permanent, le PO a une durée de vie limitée. Une fois que le projet est terminé, le bureau de projet n’a plus de raison d’être.

Les missions du consultant PMO dans l’entreprise

Un consultant PMO est un professionnel polyvalent et expérimenté qui est chargé d’aider les entreprises à adopter des pratiques pour gérer de manière stratégique et efficace leur portefeuille de projets. Il fournit des conseils d’expert à l’organisation sur la mise en place, le pilotage et l’optimisation d’un PMO.

Dans le cadre de sa fonction, le consultant PMO doit réaliser une multitude de missions diverses et variées, comme notamment :

  • analyser et déterminer les besoins réels de l’entreprise en matière de gestion de projet,
  • évaluer les forces et les faiblesses des processus déjà mis en place et des ressources du PMO existant,
  • émettre des recommandations claires et précises afin d’améliorer le fonctionnement du PMO et les prises de décisions organisationnelles et stratégiques,
  • former et conseiller les collaborateurs de l’entreprise aux nouveaux processus et outils PMO mis en place,
  • coacher les chefs de projet et fournir du soutien pendant les périodes de changement et de transformation,
  • superviser la planification des étapes des projets, la gestion des risques et le contrôle du budget,
  • superviser la mise en en place de processus et de méthodologies efficaces (Agile, Scrum, etc.) en matière de gestion de projet et améliorer ceux qui existent déjà,
  • collaborer avec d’autres chefs de service afin de définir, hiérarchiser et développer des projets,
  • rédiger et fournir des rapports clairs et des aperçus budgétaires précis aux cadres supérieurs,
  • etc.

Les différents types de PMO

Il existe trois principaux types de bureaux de gestion de projet (PMO) :

  • le PMO de soutien,
  • le PMO de contrôle,
  • le PMO directif.

Ces derniers varient en fonction du degré de contrôle et d’influence qu’ils exercent au sein de l’organisation. Chaque entreprise doit déterminer le type de PMO à mettre en place afin que celui-ci soit efficace.

Un consultant PMO peut, notamment, aider les entreprises à choisir le type de PMO le plus adapté à leur structure.

PMO de soutien : définition et applications

Un bureau de gestion de projet de soutien fournit généralement un soutien sous forme d’expertise en cas de besoin et agit comme un référentiel pour les projets de l’organisation. En pratique, il fournit des modèles de projet standard, des conseils avisés sur les meilleures pratiques à adopter, des formations ou encore l’accès à l’information.

Par définition, le PMO de soutien joue un rôle purement consultatif dans les projets et ne peut rien imposer. Il n’a pas, ou très peu, de contrôle dans la gestion des projets.

Ce type de PMO peut convenir dans les entreprises où les projets sont déjà réalisés avec succès et où un contrôle supplémentaire semble inutile. Le PMO de soutien peut également être utile pour les entreprises qui souhaitent disposer d’une sorte de plateforme centralisée d’échange d’informations sur la gestion de projet dans l’ensemble de l’organisation.

PMO de contrôle : définition et applications

Le bureau de gestion de projet de contrôle est le type de PMO le plus couramment rencontré au sein des entreprises. En plus d’apporter du soutien au même titre que le PMO de soutien, le PMO de contrôle assure un certain contrôle sur les projets en veillant à faire respecter l’application de certaines normes et de pratiques organisationnelles. Par définition, le PMO de contrôle dispose d’un contrôle modéré sur les projets.

Ce type de PMO peut convenir dans les organisations qui souhaitent contrôler les processus, les activités, les procédures, la documentation et tout autre élément de la gestion de projet.

PMO directif : définition et applications

Comme son nom l’indique, le bureau de gestion de projet directif dispose d’un contrôle élevé ou total sur les projets. Ces derniers sont directement gérés par le PMO directif et les chefs de chaque projet sont affectés par le PMO et doivent lui rendre des comptes.

Autrement dit, en plus d’apporter du soutien et de contrôler le respect de certaines normes comme les bureaux de gestion de projet de soutien et de contrôle, le PMO directif dirige la gestion des projets. Il ne laisse aucune marge de manœuvre quant au respect des procédures et des exigences en matière de gestion de projet.

Ce type de PMO est principalement utilisé dans les grandes organisations qui évoluent dans un environnement à haut risque et fortement réglementé. En effet, le PMO direct permet d’atteindre un niveau de cohérence très élevé entre l’ensemble des projets grâce à son autorité unique et centralisée sur l’ensemble de l’organisation.

Les compétences et qualités requises pour un PMO

Un chef de projet PMO est un professionnel polyvalent qui doit posséder une combinaison de compétences techniques générales, mais également une certaine expertise dans divers domaines d’activité de l’entreprise. Il doit également avoir un certain nombre de qualités interpersonnelles qui lui permettent de gérer efficacement les nombreuses missions qui lui incombent et les projets en cours.

Les compétences techniques d’un bon PMO

Un bon PMO doit avoir des compétences techniques avancées dans la gestion de projet afin de planifier et de gérer efficacement les projets de l’organisation.

Il doit notamment maîtriser une ou plusieurs méthodologies de gestion de projet. Les méthodologies les plus recherchées par les entreprises sont : Lean, Scrum, Agile et Waterfall.

Un bon PMO doit également savoir utiliser différents logiciels de gestion de projet. Les options sont nombreuses. Le PMO doit être en mesure de choisir les outils de gestion de projet les plus adaptés à sa mission et aux objectifs de son entreprise.

En outre, il doit être à l’aise avec les outils bureautiques traditionnels, tels que la suite Office, afin de pouvoir animer des réunions, planifier les tâches dans un planning clair et précis ou encore gérer les budgets.

Enfin, il est généralement recommandé de posséder des notions avancées avec le secteur d’activité de l’entreprise dans laquelle il évolue. Cela lui permet de pouvoir aisément communiquer avec les différentes parties prenantes au projet, quel que soit leur niveau de compétences technique.

Les qualités interpersonnelles essentielles pour un PMO

Les qualités interpersonnelles, plus communément appelées soft skills dans le monde du travail, sont généralement plus importantes que les compétences purement techniques pour un consultant PMO.

En effet, un PMO peut faire face à certains problèmes techniques dans le cadre de sa fonction, mais la plupart des défis à gérer proviennent du facteur humain.

Parmi les principales qualités attendues d’un PMO, nous pouvons citer :

  • savoir faire preuve de pédagogie et d’empathie,
  • avoir un sens aigu de l’organisation afin de gérer efficacement les nombreux projets et leurs ressources,
  • rester vigilant et avoir le souci du détail afin de détecter rapidement les éventuels problèmes,
  • savoir communiquer de manière claire et précise,
  • avoir de solides compétences en leadership,
  • savoir faire preuve d’adaptabilité,
  • avoir un esprit critique,
  • être patient et savoir garder son calme en toute circonstance,
  • etc.

Pourquoi recruter un PMO pour une entreprise ?

Bien que le recrutement d’un PMO externe à l’entreprise puisse créer un sentiment de méfiance de la part des chefs de projet internes, il existe de nombreux avantages à recruter un consultant PMO pour une entreprise.

Augmentation de l’efficacité grâce à la standardisation des normes

Un consultant PMO établit des normes et des procédures de gestion de projet que l’ensemble des équipes doivent respecter. Des outils, des processus et des cadres de travail bien définis permettent d’augmenter la cohérence et la collaboration à tous les niveaux de l’organisation.

Pour l’entreprise, cela se traduit par des projets menés avec succès dans les délais impartis et dans le respect du budget établi.

Une meilleure gestion du temps

Le temps est un facteur déterminant de chaque projet pour le PMO. Ce dernier fixe des délais que les équipes doivent respecter pour chaque étape du projet, ainsi qu’une date de fin pour le projet global.

En outre, c’est le PMO qui détermine le rôle de chacun et le temps à allouer pour chaque mission. Cette gestion centralisée des ressources permet au PMO d’avoir une vue globale sur les projets en cours et de pouvoir prendre des décisions pertinentes en fonction des priorités et des objectifs.

Réduction des erreurs et des coûts

Grâce à l’expertise d’un PMO en gestion de projet et la vue d’ensemble dont il dispose sur l’ensemble des projets, les risques d’erreurs sont réduits. Le PMO peut prévenir les erreurs, qui coûtent généralement beaucoup de temps et d’argent, avant qu’elles ne se produisent.

En outre, la standardisation des normes et des procédures de gestion de projet permet de réduire les erreurs. En effet, les équipes peuvent utiliser des procédures efficaces qu’elles maîtrisent déjà et ont un accès aisé à l’information.

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