La comptabilité se définit comme étant la tenue des comptes de l’ensemble d’une entreprise. La comptabilité générale est réglementée par le Code du commerce, le Code général des impôts et le Plan comptable général. La comptabilité est indispensable car elle permet de regrouper toutes les données et d’analyser la situation financière au sein d’une entreprise.
Les entreprises sont donc soumises à des obligations et des échéances comptables tels que le bilan comptable, ces obligations peuvent néanmoins varier d’un régime fiscal à l’autre.
Quelles sont les différentes obligations comptables pour les freelances ?
Le terme “freelance” signifie « travailler à son compte » : vous êtes donc considéré comme un travailleur non-salarié (TNS). Néanmoins le freelance doit choisir un statut juridique pour débuter son activité. Plusieurs possibilités s’offrent à lui : entreprise individuelle, EURL, SARL, SASU… Les obligations comptables peuvent varier en fonction des différentes formes juridiques de l’entreprise et être plus ou moins lourdes pour le freelance.
Les obligations comptables pour les freelances en micro-entreprise
Le freelance en microentreprise peut bénéficier d’un régime simplifié et donc d’un allègement de certaines obligations comptables. Pour bénéficier du régime simplifié votre activité doit respecter certaines règles, votre chiffre d’affaires ne doit pas excéder :
- 176 200 € pour la vente de marchandises, d’objets, de fournitures, de denrées ainsi des prestations d’hébergements,
- 72 500 € pour les prestations de services des bénéfices industriels et commerciaux ou des bénéfices non commerciaux
Les obligations comptables d’un freelance en microentreprise sont considérablement allégées, vous devez uniquement :
- Tenir un livre des encaissements et des décaissements à jour
- Conserver toutes les factures et les pièces justificatives de vos dépenses
- Déclarer votre chiffre d’affaires mensuellement ou trimestriellement
Vous n’aurez donc pas besoin de produire en fin d’année le bilan et le compte de résultat de votre entreprise.
Les obligations comptables pour les freelances en société
En revanche, les obligations comptables pour les freelances en société ( SARL, EURL, SASU) sont plus lourdes. Vous devrez :
- Tenir le journal comptable comprenant différents journaux : le journal des achats, le journal des ventes, le journal de trésorerie, le journal des opérations diverses.
- Tenir le grand livre qui reprend tous les mouvements et les opérations comptables de l’entreprise.
- Etablir les comptes annuels qui sont constitués du bilan, du compte de résultat et de l’annexe légale.
- Conserver toutes les factures et les pièces justificatives de votre entreprise.
Nous allons nous concentrer dans cet article sur le bilan comptable et toutes ses spécificités.
Bilan comptable : à quoi sert-il ? quand doit-on le faire ?
Le bilan comptable d’une entreprise est un tableau qui évalue le patrimoine de l’entreprise à un instant T, à la clôture de son exercice. A l’inverse du compte de résultat, le bilan comptable ne sert pas à savoir si l’entreprise a enregistré un bénéfice ou une perte. Il décrit ce que l’entreprise possède : l’actif et ce qu’elle doit : le passif soit toutes les ressources et ce qu’elle détient.
Il est essentiel à l’entreprise pour suivre sa stabilité financière. C’est un document officiel qui se fait en interne, mais qui est par la suite présenté aux tiers : actionnaires, banques, clients…
Il existe plusieurs bilans : le bilan prévisionnel en création d’entreprise, le bilan fonctionnel, le bilan financier.
Le bilan comptable est obligatoire pour tous les gérants d’entreprises à l’exception des freelances en microentreprise. il se fait une fois par an, à la fin de l’année. Il clôture l’exercice et dure souvent un an. Le choix de la date de clôture de l’exercice comptable est libre, néanmoins la date du 31 décembre est souvent la plus retenue. La date de clôture peut être différente en fonction de l’activité de votre entreprise, par exemple pour les activités saisonnières il peut parfois être plus judicieux de clôturer votre exercice à la fin de la saison.
Il est tout à fait possible de réaliser votre comptabilité vous même, cependant il est indispensable d’avoir un minimum de connaissances en comptabilité. Il est alors recommandé de suivre des formations en comptabilité pour vous permettre d’avoir tous les outils pour gérer votre comptabilité. De plus, vous devrez également choisir un logiciel de comptabilité pour gérer toute votre comptabilité. Cela nécessite beaucoup de temps et une grande rigeure, vous devrez réunir et comptabiliser toutes vos opérations comptable en fin d’exercice pour réaliser vos comptes annuels regroupant : le bilan comptable, le compte de résultat et les annexes. Ne laissez pas votre comptabilité s’entasser et faîtes-la le plus fréquemment possible pour ne pas vous perdre dans toutes vos opérations ! Il peut être également judicieux de faire appel à un expert-comptable pour gérer sa comptabilité en freelance.
Comment faire son bilan comptable ?
Le bilan comptable se divise en deux parties : l’actif et le passif. Ces dernières doivent impérativement être égales.
L’actif regroupe les possessions de l’entreprise, comme des terrains, des créances, du matériel, un fonds de commerce.
L’actif
L’actif se divise en plusieurs parties, dans l’ordre suivant :
- Les immobilisations
- Corporelles
- Incorporelles
- Financières
- Des stocks de matières premières
- Des créances clients, qui ne dépassent pas un délai d’un an
- La trésorerie, du moins au plus liquide.
Le Passif
Le passif représente les ressources, tout ce qui permet le financement de l’activité de l’entreprise. Il se divise de même en plusieurs parties, dans l’ordre suivant:
- Les capitaux propres
- Le capital social ( l’apport de l’entreprise envers les actionnaires)
- Les réserves ( accumulation des bénéfices des exercices antérieurs)
- Le résultat de l’exercice ( résultat du SIG, il représente la richesse de l’entreprise)
- Les dettes à long terme ( pas obligatoires)
- Les emprunts
- Les dettes
Pour réaliser votre bilan vous devrez avant tout :
Enregistrer et saisir toutes les écritures comptables
Les écritures comptables sont des opérations enregistrées dans un logiciel de comptabilité dans un journal. Il existe plusieurs journaux différents en fonction de la nature des écritures comptables : journal des achats, journal de ventes, journal de trésorerie, journal des opérations diverses… Ce sont ces écritures comptables qui vont permettre d’alimenter le bilan et le compte de résultat à chaque fin d’exercice.
Révision et édition du bilan comptable
A chaque fin d’exercice il faut procéder à la clôture des comptes, votre logiciel de comptabilité vous permettra d’établir des états intermédiaires de vos comptes. Il est également nécessaire de vérifier l’intégralité des soldes de tous les comptes de l’entreprise.
Vient ensuite l’étape de l’édition du bilan comptable, le logiciel de comptabilité édite automatiquement les principaux documents : bilan comptable, compte de résultat.
Les différents frais déductibles incorporés au bilan
Les entreprises peuvent déduire seulement sous certaines conditions différentes charges de son résultat fiscal.
A la fin de chaque exercice comptable certaines charges sont déductibles seulement si :
- Elles sont directement liées à l’exploitation et la gestion de l’entreprise
- Les charges sont appuyées par des pièces justificatives
- Elles sont comprises dans les charges de l’exercice dans lequel elles ont été engagées
Dans les frais déductibles du freelance on retrouve par exemple :
- Achat de matières premières pour les activités de production
- Achat des produits pour les activités commerciales
- Les différents frais de repas et de déplacement
- Les différentes dépenses professionnelles : fournitures de bureau, frais de téléphone, d’envois postaux…
Néanmoins pour les freelances en microentreprise relevant du régime micro-BIC/BNC, il est n’est pas possible de déduire les charges de son résultat. L’administration fiscale applique un abattement forfaitaire pour frais professionnels au chiffre d’affaires des entreprises.
Cet abattement forfaitaire s’élève à :
- 71 % du chiffre d’affaires pour toutes les activités d’achat, de revente ou de fourniture de logement
- 50% du chiffre d’affaires pour les autres activités des BIC ( bénéfices industriels et commerciaux)
- 34% du chiffre d’affaires pour les BNC ( bénéfices non-commerciaux)
Se faire accompagner dans sa comptabilité par un expert-comptable
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